【9割捨てて10倍伝わる「要約力」】要約力アップのためのステップとは?

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話がまとまってなくて何を言いたいのかわからない!

と、同僚や友人から言われたことはありませんか?私も何度も経験したことがあります。

山口拓朗さん著『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』を読んで、
伝える力を高めるには要約力を身につける必要があることを学びました。

この本では、

ダラダラ話をすることは、相手の時間を奪うこと
どんな分野であれ、「仕事をする=要約の連続」である

要約力が高い人は、
情報を的確に把握して、何を、どの程度、どの順番で話せばいいかわかっている

と指摘しています。

一方で、要約力が低い人は
情報が整理できず、言葉が出てこなかったり、
とりあえず頭に浮かんだことを話してしまったり、
最終的に自分でも何を言っているのか分からなくなったりすることもある。

相手に言いたいことを上手に伝えるには、要約力がカギとなるのです。

では、要約力をアップするためには、どのようにしたらいいのでしょうか。

ここからは、私が本から学んだ要約力のポイントを紹介していきたいと思います。

要約に必要なこと

死んでもこれだけは言っておく!

相手に必ず伝えなければいけないことを明確にする。

それによって、無駄な情報や遠回しな表現が入り込まず
少ない時間で何が言いたいのかハッキリと伝わるようになります。

「相手」と「目的(ゴール)」を明確にする

その相手に伝えて何をして欲しいのか。

例えば、「上司に作成した資料の承認をもらう」というように
相手や目的が明確になっていると、 何が必要で何が不要なのか
そのために何を話せばいいのかが分かりやすくなります。

相手のニーズを理解する

自分が伝えたいと思っていることと、相手が知りたいことは違う

この視点を持つことが必要です。

相手の立場を考えて、何が相手のニーズを満たすのか考えましょう。

要約力を上げるための3ステップ

必要な情報を集める

まずは十分な情報収集を行うことが大切です。

信頼できるソースを選ぶ

インターネットやSNSにより、情報が簡単に手に入れられますが、
情報は多ければ良いというわけではなく、その中から信頼できるものを選びましょう

「情報収集アンテナ」を張る

情報収集には、自分が知りたいテーマについて「情報アンテナ」を貼ることが必要です。

例えば、AIプロジェクトに参加することになったら

AIの関連情報を集める!とまずは脳に意識させることが大切です

自分に質問する

情報の真偽や価値を確かめるために質問を自分にぶつけてみるのが有効です

「Why」、「How」「If」で考えてみましょう

例えば、
・なぜその方法が効果的なのか?(Why)
・どうやって進めるのか?(How)
・もしこれを進めたらどのくらいコストがかかるのか(If)・・・など

あらゆる可能性を考えることで情報の質を高めることができます

情報をグループ分けする

情報が集まったら、次に行うのは情報の整理です。

その際、最も重要なのは、情報のグループ分けです。

例えば、パソコンの中のデータはプロジェクトごとにわけるといったように、
カテゴリー化をおこなっているのではないでしょうか。

脳内の情報についても同様にグループ分けします。

それによって、必要なときに簡単に情報が引き出せるようになります。

グループ化した情報をアウトプットするために優先順位をつけることも大事です。
相手のニーズに合わせ、伝えたい優先順に番号をふりましょう。

相手に簡潔に伝える

情報のグループ分けまでできたら、最後に行うのは情報の伝達です。
情報の伝達は最も難しいところだと思います。

「それで、話のポイントは何なんだ?」とよく言われる人は話過ぎ
「それは誰の話をしているの?」とよく言われる人は言葉足らずである可能性が高いです。

このような事態を防ぐには、「幹→枝→葉」の順に話すことが有効。
「幹」とは話の全体図、つまり「死んでもこれだけは言っておく!」です。
その後に幹を具体化するための詳細情報として「枝」と「葉」を入れます。
「枝」と「葉」は、相手のニーズに合わない優先順位の低い情報から切り落としていきましょう。

「幹→枝→葉」から発展してあらゆるビジネスシーンに使えるような型

「用件+結論優先型」です。

「用件+結論優先型」とは・・・

  1. 用件(今からはなす事柄の全体像)
  2. 結論(伝えたい事柄の勘どころ)
  3. 理由(結論の理由)
  4. 詳細(結論についての詳細)

1~4の順に伝えることで、聞く人の理解度が高まります。

実践ポイント

「要約力」の有効なトレーニング方法として紹介されていたのが、SNSでの投稿です。

特にTwitterは1投稿が140文字と制限があるので、「死んでもこれだけは言っておく!」を実践するのに最適です。

「誰かに話す」という形でのアウトプットもおススメだそうです。

実際に私も本を読んで学んだことを家族や友人に伝えてみることにしました。
頭では理解していても、それを文章化しようと思うと、要約力が大事になることを実感します。
相手に質問されたり、相手の知っていることを聞いたりすることで自分の理解も深まりました。

また、話す相手によって興味を持つ話が違うこともあり、
相手が何を知りたいと思っているのかを考えるきっかけにもなります。

まとめ

いかがだったでしょうか。

要約力は
上司への報告、営業、プレゼン、議事録の作成等、あらゆるビジネスシーンで必要となります。

要約力を身につけて伝える力のあるビジネスパーソンを目指しませんか?

参考文献:

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